# KI als Meeting-Assistent: das Playbook

Niemand mag es, aus vagen Notizen ein klares Protokoll zu basteln, während die Details
schon verblassen. KI kann das übernehmen — wenn du sie richtig einsetzt und die
Datenschutz-Leitplanken kennst. Dieses Playbook zeigt, wie du Meetings vorbereitest,
Protokolle schreibst, Action-Items extrahierst und Follow-ups entwirfst, ohne sensible
Daten zu riskieren.

Erstellt von der [FlowKI-Community](https://flowki-club.de). Praxisnahe Prompts mit
`[Platzhaltern]`, die du an dein Meeting anpasst. Datenschutz-Leitplanken inklusive.

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## Vorbereitung — Agenda schärfen

Die beste KI-Nutzung ist vor dem Meeting: eine klare Agenda mit Zielen und Fragen
vordenken.

**Prompt:** `Ich habe ein Meeting zum Thema [Thema]. Die Teilnehmer: [Rollen]. Ziel:
[gewünschtes Ergebnis]. Erstelle eine strukturierte Agenda mit Zeitblöcken, Diskussions-
punkten und konkreten Fragen, die wir klären müssen. Deutsch, klar, keine Floskeln.`

**Was das bringt:** Klare Struktur statt "wir besprechen mal alles" — spart dir 20
Minuten Herumlabern.

## Während des Meetings — strukturiert mitschreiben

Die KI kommt **nach** dem Meeting. Notiere während der Besprechung in kurzen
Stichpunkten:
- Wer hat was gesagt (falls relevant für Entscheidungen)?
- Welche Entscheidungen wurden getroffen?
- Welche Punkte sind offen?

Kein Druck nach perfekter Form — die Roh-Notizen strukturiert die KI.

## Protokoll erstellen

Aus deinen Roh-Notizen ein sauberes Protokoll.

**Prompt:** `Hier sind meine Meeting-Notizen: [Notizen einfügen]. Erstelle daraus ein
strukturiertes Protokoll mit Abschnitten: 1) Teilnehmer, 2) Besprochene Punkte, 3)
Getroffene Entscheidungen, 4) Offene Punkte, 5) Nächste Schritte. Deutsch, sachlich,
nichts hinzuerfinden — nur was in den Notizen steht.`

**Wichtig:** Prüfe Entscheidungen und Namen — KI kann Zuordnungen vertauschen.

## Zusammenfassung für Abwesende

Kurze TL;DR für Kollegen, die nicht dabei waren.

**Prompt:** `Fasse dieses Meeting-Protokoll in 3–5 Sätzen zusammen: [Protokoll einfügen].
Fokus auf das Ergebnis, nicht den Verlauf. Deutsch, knapp, für jemanden der nicht dabei
war.`

## Action-Items extrahieren

Wer macht was bis wann?

**Prompt:** `Extrahiere aus diesem Protokoll alle Action-Items: [Protokoll einfügen].
Format je Punkt: [Verantwortlicher] macht [Aufgabe] bis [Frist]. Nur konkrete
Handlungsaufträge, keine Absichtsbekundungen. Deutsch.`

**Tipp:** Wenn die KI "offen" oder "unklar" bei Verantwortlichen schreibt, war die
Zuständigkeit im Meeting nicht klar — nachhaken.

## Follow-up-Mail entwerfen

Die Mail nach dem Meeting, an alle Teilnehmer.

**Prompt:** `Schreibe eine Follow-up-Mail auf Basis dieses Protokolls: [Protokoll
einfügen]. Anrede: [förmlich/locker]. Struktur: kurzer Dank für die Teilnahme, die 3
wichtigsten Punkte, Liste der Action-Items mit Verantwortlichen, Termin für das nächste
Treffen falls bekannt. Deutsch, professionell, max. 200 Wörter.`

## DATENSCHUTZ-Leitplanken — das musst du wissen

KI-Meeting-Assistenten sind praktisch, aber mit sensiblen Daten illegal oder riskant,
wenn du die Regeln nicht kennst.

**Keine heimliche Aufzeichnung:** Audio- oder Video-Mitschnitte mit KI-Transkription sind
nur erlaubt, wenn **alle** Teilnehmer vorher eingewilligt haben. Heimliches Aufnehmen ist
strafrechtlich relevant (§ 201 StGB). Nutze nur Notizen, die du selbst schreibst.

**Keine sensiblen Daten in fremde Tools:** Echte Namen, Kundendaten, Geschäftsgeheimnisse,
Personaldaten gehören nicht in Cloud-KI-Tools, die außerhalb deiner Kontrolle laufen.
Wenn du ChatGPT, Claude oder andere Dienste nutzt, anonymisiere zuerst: Ersetze Namen
durch Platzhalter (z. B. "Person A"), streiche konkrete Zahlen.

**DSGVO-Auftragsdatenverarbeitung:** Wenn dein Arbeitgeber Tools wie Microsoft 365
Copilot oder Google Workspace Gemini nutzt, sollte ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV)
existieren. Frag im Zweifel IT oder Datenschutzbeauftragten.

**Im Zweifel: lokal oder gar nicht.** Für sehr sensible Meetings (M&A, Personalthemen,
medizinische Daten) nutze entweder lokale KI-Modelle (z. B. via Ollama) oder verzichte
ganz.

> **Orientierung, keine Rechtsberatung.** Bei rechtlichen Fragen zu Aufzeichnung oder
> Datenverarbeitung: Rechtsberatung einholen. Mehr zu KI und Recht in unserem
> [EU AI Act & DSGVO Guide](/freebies/eu-ai-act-dsgvo).

## Die drei häufigen Meeting-KI-Fehler

1. **Heimlich mitschneiden.** "Ich transkribiere nur für mich" ist keine Rechtfertigung
   — ohne Einwilligung aller ist es illegal. Schreib Notizen von Hand.
2. **Sensible Daten hochladen.** Ein Protokoll mit echten Kundennamen und Vertragszahlen
   in ChatGPT ist ein Datenleck. Anonymisiere oder nutze geschützte Tools.
3. **KI-Protokoll ungeprüft verschicken.** KI kann Entscheidungen falsch zuordnen oder
   Nuancen verlieren. Immer gegenlesen, bevor du auf "Senden" drückst.

## Was gute Meeting-Notizen ausmacht

KI hilft dir nur, wenn deine Roh-Notizen taugen. Halte fest: Entscheidungen
(wer hat was entschieden?), offene Punkte (was ist unklar?), Verantwortliche (wer
übernimmt was?). Der Rest ist Füllmaterial.

Wie nutzt du KI für Meetings? Zeig deinen Workflow in der
[FlowKI-Community](https://flowki-club.de).