# KI-Richtlinie für KMU — die Vorlage zum Ausfüllen

Seit Februar 2025 verlangt der EU-AI-Act (Art. 4), dass Mitarbeitende, die KI einsetzen,
ein ausreichendes Grundverständnis haben — und dazu gehört, dass klar ist, was erlaubt ist
und was nicht. Ohne schriftliche Regel gibt jeder im Team nach Gefühl Daten in KI-Tools.
Diese Vorlage gibt dir eine fertige, anpassbare interne KI-Richtlinie an die Hand.

Erstellt von der [FlowKI-Community](https://flowki-club.de). **Vorlage, keine
Rechtsberatung** — passe sie an deinen Betrieb an und lass sie im Zweifel prüfen. Die
`[Platzhalter]` füllst du selbst aus. Stand: August 2026.

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## So nutzt du die Vorlage

1. Kopiere den Text unten in ein eigenes Dokument.
2. Ersetze alle `[Platzhalter]` durch deine Angaben.
3. Streiche, was nicht passt; ergänze branchenspezifische Punkte.
4. Lass sie vom Team lesen und bestätigen (Nachweisbarkeit).

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## Vorlage: KI-Nutzungsrichtlinie [Firmenname]

**Gültig ab:** [Datum] · **Verantwortlich:** [Name/Rolle] · **Version:** 1.0

### 1. Zweck
Diese Richtlinie regelt, wie Mitarbeitende von [Firmenname] KI-Werkzeuge (z.B. ChatGPT,
Claude, Gemini, Copilot) im Arbeitsalltag nutzen dürfen — sicher, rechtskonform und im
Sinne des Unternehmens.

### 2. Geltungsbereich
Gilt für alle Mitarbeitenden, Auszubildenden und externen Dienstleister, die im Auftrag von
[Firmenname] KI-Werkzeuge einsetzen.

### 3. Erlaubte Nutzung
- Texte entwerfen, umformulieren, zusammenfassen und übersetzen.
- Ideen und Recherche als Ausgangspunkt (Ergebnisse immer prüfen).
- Code-Unterstützung, sofern kein vertraulicher Quellcode eingegeben wird.
- Nur freigegebene Tools: [Liste der erlaubten Tools].

### 4. Verbotene Eingaben
Nicht in KI-Tools eingeben:
- Passwörter, Zugangsdaten, API-Keys.
- Personenbezogene Daten von Kunden/Mitarbeitenden ohne Rechtsgrundlage.
- Geschäftsgeheimnisse, interne Finanzdaten, unveröffentlichte Strategien.
- Vollständige urheberrechtlich geschützte Fremdinhalte.
(Siehe Begründung/Alternativen: interne Schulungsunterlage.)

### 5. Datenschutz & Vertraulichkeit
- Bevorzugt werden Tools mit EU-Serverstandort und abgeschlossenem
  Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV).
- Die Trainings-Nutzung der Eingaben ist, wo möglich, deaktiviert.
- Im Zweifel: Daten anonymisieren oder [Datenschutzbeauftragte/r] fragen.

### 6. Kennzeichnung (EU-AI-Act Art. 50)
- Nach außen sichtbare KI-generierte Inhalte werden gekennzeichnet.
- Ein KI-Chatbot im Kundenkontakt gibt sich als KI zu erkennen.

### 7. Qualität & Verantwortung
- KI-Ausgaben sind Entwürfe, keine fertigen Ergebnisse — die fachliche Prüfung bleibt beim
  Menschen.
- Keine wichtigen Fakten ungeprüft übernehmen (Halluzinationsrisiko).
- Die Verantwortung für veröffentlichte/verschickte Inhalte trägt die freigebende Person.

### 8. Schulung
Alle Nutzenden erhalten eine Einführung in sichere KI-Nutzung. Fragen gehen an
[Ansprechpartner].

### 9. Verstöße
Verstöße gegen diese Richtlinie werden [Konsequenz/Verfahren] behandelt.

**Bestätigung:** Ich habe die KI-Richtlinie gelesen und verstanden.
Name: __________ Datum: __________ Unterschrift: __________

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## Nach dem Ausrollen

- [ ] Richtlinie an alle verteilt und Bestätigung eingeholt.
- [ ] Liste erlaubter Tools aktuell gehalten.
- [ ] Bei Gesetzesänderungen (EU-AI-Act/DSGVO) Version hochzählen.
- [ ] Neue Mitarbeitende bekommen sie im Onboarding.

Passt zusammen mit unserer [EU-AI-Act & DSGVO-Checkliste](/freebies/eu-ai-act-dsgvo) und der
[KI-Sicherheits-Checkliste für Einsteiger](/freebies/chatgpt-sicherheit).

Wie handhaben andere Betriebe ihre KI-Regeln? Erfahrungsaustausch in der
[FlowKI-Community](https://flowki-club.de).