KI-Richtlinie für KMU (Vorlage)

Seit Februar 2025 verlangt der EU-AI-Act (Art. 4), dass Mitarbeitende, die KI einsetzen, ein ausreichendes Grundverständnis haben — und dazu gehört, dass klar ist, was erlaubt ist und was nicht. Ohne schriftliche Regel gibt jeder im Team nach Gefühl Daten in KI-Tools. Diese Vorlage gibt dir eine fertige, anpassbare interne KI-Richtlinie an die Hand.

Erstellt von der FlowKI-Community. Vorlage, keine Rechtsberatung — passe sie an deinen Betrieb an und lass sie im Zweifel prüfen. Die [Platzhalter] füllst du selbst aus. Stand: August 2026.

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So nutzt du die Vorlage

1. Kopiere den Text unten in ein eigenes Dokument.
2. Ersetze alle [Platzhalter] durch deine Angaben.
3. Streiche, was nicht passt; ergänze branchenspezifische Punkte.
4. Lass sie vom Team lesen und bestätigen (Nachweisbarkeit).

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Vorlage: KI-Nutzungsrichtlinie [Firmenname]

Gültig ab: [Datum] · Verantwortlich: [Name/Rolle] · Version: 1.0

1. Zweck

Diese Richtlinie regelt, wie Mitarbeitende von [Firmenname] KI-Werkzeuge (z.B. ChatGPT, Claude, Gemini, Copilot) im Arbeitsalltag nutzen dürfen — sicher, rechtskonform und im Sinne des Unternehmens.

2. Geltungsbereich

Gilt für alle Mitarbeitenden, Auszubildenden und externen Dienstleister, die im Auftrag von [Firmenname] KI-Werkzeuge einsetzen.

3. Erlaubte Nutzung

• Texte entwerfen, umformulieren, zusammenfassen und übersetzen.
• Ideen und Recherche als Ausgangspunkt (Ergebnisse immer prüfen).
• Code-Unterstützung, sofern kein vertraulicher Quellcode eingegeben wird.
• Nur freigegebene Tools: [Liste der erlaubten Tools].

4. Verbotene Eingaben

Nicht in KI-Tools eingeben:

• Passwörter, Zugangsdaten, API-Keys.
• Personenbezogene Daten von Kunden/Mitarbeitenden ohne Rechtsgrundlage.
• Geschäftsgeheimnisse, interne Finanzdaten, unveröffentlichte Strategien.
• Vollständige urheberrechtlich geschützte Fremdinhalte. (Siehe Begründung/Alternativen: interne Schulungsunterlage.)

5. Datenschutz & Vertraulichkeit

• Bevorzugt werden Tools mit EU-Serverstandort und abgeschlossenem Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV).
• Die Trainings-Nutzung der Eingaben ist, wo möglich, deaktiviert.
• Im Zweifel: Daten anonymisieren oder [Datenschutzbeauftragte/r] fragen.

6. Kennzeichnung (EU-AI-Act Art. 50)

• Nach außen sichtbare KI-generierte Inhalte werden gekennzeichnet.
• Ein KI-Chatbot im Kundenkontakt gibt sich als KI zu erkennen.

7. Qualität & Verantwortung

• KI-Ausgaben sind Entwürfe, keine fertigen Ergebnisse — die fachliche Prüfung bleibt beim Menschen.
• Keine wichtigen Fakten ungeprüft übernehmen (Halluzinationsrisiko).
• Die Verantwortung für veröffentlichte/verschickte Inhalte trägt die freigebende Person.

8. Schulung

Alle Nutzenden erhalten eine Einführung in sichere KI-Nutzung. Fragen gehen an [Ansprechpartner].

9. Verstöße

Verstöße gegen diese Richtlinie werden [Konsequenz/Verfahren] behandelt.

Bestätigung: Ich habe die KI-Richtlinie gelesen und verstanden. Name: __________ Datum: __________ Unterschrift: __________

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Nach dem Ausrollen

• Richtlinie an alle verteilt und Bestätigung eingeholt.
• Liste erlaubter Tools aktuell gehalten.
• Bei Gesetzesänderungen (EU-AI-Act/DSGVO) Version hochzählen.
• Neue Mitarbeitende bekommen sie im Onboarding.

Passt zusammen mit unserer EU-AI-Act & DSGVO-Checkliste und der KI-Sicherheits-Checkliste für Einsteiger.

Wie handhaben andere Betriebe ihre KI-Regeln? Erfahrungsaustausch in der FlowKI-Community.