Braucht mein Betrieb wirklich eine KI-Richtlinie?

Seit Februar 2025 verlangt der EU-AI-Act (Art. 4) ein ausreichendes KI-Grundverständnis der Mitarbeitenden — dazu gehört Klarheit, was erlaubt ist. Ohne schriftliche Regel gibt jeder nach Gefühl Daten in KI-Tools ein. Die Vorlage macht die Regeln nachweisbar.

Was regelt die Vorlage konkret?

Zweck, Geltungsbereich, erlaubte Nutzung, verbotene Eingaben, Datenschutz und Vertraulichkeit, KI-Kennzeichnung (Art. 50), Qualität und Verantwortung, Schulung sowie den Umgang mit Verstößen — als ausfüllbares Dokument mit Bestätigungszeile.

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KI-Richtlinie für KMU (Vorlage)

Q: Ist die Vorlage rechtsverbindlich?

Sie ist eine anpassbare Vorlage, keine Rechtsberatung. Passe sie an deinen Betrieb an und lass sie im Zweifel prüfen. Die Platzhalter füllst du selbst mit deinen Angaben.

Ohne schriftliche Regel gibt jeder im Team nach Gefühl Daten in KI-Tools ein. Diese Vorlage gibt dir eine fertige, anpassbare interne KI-Nutzungsrichtlinie an die Hand — erlaubte Nutzung, verbotene Eingaben, Datenschutz, Kennzeichnung, Verantwortung. Vorlage, keine Rechtsberatung.

Vorlage (Markdown)

Seit Februar 2025 verlangt der EU-AI-Act (Art. 4), dass Mitarbeitende, die KI einsetzen, ein ausreichendes Grundverständnis haben — und dazu gehört, dass klar ist, was erlaubt ist und was nicht. Ohne schriftliche Regel gibt jeder im Team nach Gefühl Daten in KI-Tools. Diese Vorlage gibt dir eine fertige, anpassbare interne KI-Richtlinie an die Hand.

Erstellt von der FlowKI-Community. Vorlage, keine Rechtsberatung — passe sie an deinen Betrieb an und lass sie im Zweifel prüfen. Die [Platzhalter] füllst du selbst aus. Stand: August 2026.

So nutzt du die Vorlage

Kopiere den Text unten in ein eigenes Dokument.
Ersetze alle [Platzhalter] durch deine Angaben.
Streiche, was nicht passt; ergänze branchenspezifische Punkte.
Lass sie vom Team lesen und bestätigen (Nachweisbarkeit).

Vorlage: KI-Nutzungsrichtlinie [Firmenname]

Gültig ab: [Datum] · Verantwortlich: [Name/Rolle] · Version: 1.0

1. Zweck

Diese Richtlinie regelt, wie Mitarbeitende von [Firmenname] KI-Werkzeuge (z.B. ChatGPT, Claude, Gemini, Copilot) im Arbeitsalltag nutzen dürfen — sicher, rechtskonform und im Sinne des Unternehmens.

2. Geltungsbereich

Gilt für alle Mitarbeitenden, Auszubildenden und externen Dienstleister, die im Auftrag von [Firmenname] KI-Werkzeuge einsetzen.

3. Erlaubte Nutzung

Texte entwerfen, umformulieren, zusammenfassen und übersetzen.
Ideen und Recherche als Ausgangspunkt (Ergebnisse immer prüfen).
Code-Unterstützung, sofern kein vertraulicher Quellcode eingegeben wird.
Nur freigegebene Tools: [Liste der erlaubten Tools].

4. Verbotene Eingaben

Nicht in KI-Tools eingeben:

Passwörter, Zugangsdaten, API-Keys.
Personenbezogene Daten von Kunden/Mitarbeitenden ohne Rechtsgrundlage.
Geschäftsgeheimnisse, interne Finanzdaten, unveröffentlichte Strategien.
Vollständige urheberrechtlich geschützte Fremdinhalte. (Siehe Begründung/Alternativen: interne Schulungsunterlage.)

5. Datenschutz & Vertraulichkeit

Bevorzugt werden Tools mit EU-Serverstandort und abgeschlossenem Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV).
Die Trainings-Nutzung der Eingaben ist, wo möglich, deaktiviert.
Im Zweifel: Daten anonymisieren oder [Datenschutzbeauftragte/r] fragen.

6. Kennzeichnung (EU-AI-Act Art. 50)

Nach außen sichtbare KI-generierte Inhalte werden gekennzeichnet.
Ein KI-Chatbot im Kundenkontakt gibt sich als KI zu erkennen.

7. Qualität & Verantwortung

KI-Ausgaben sind Entwürfe, keine fertigen Ergebnisse — die fachliche Prüfung bleibt beim Menschen.
Keine wichtigen Fakten ungeprüft übernehmen (Halluzinationsrisiko).
Die Verantwortung für veröffentlichte/verschickte Inhalte trägt die freigebende Person.

8. Schulung

Alle Nutzenden erhalten eine Einführung in sichere KI-Nutzung. Fragen gehen an [Ansprechpartner].

9. Verstöße

Verstöße gegen diese Richtlinie werden [Konsequenz/Verfahren] behandelt.

Bestätigung: Ich habe die KI-Richtlinie gelesen und verstanden. Name: __________ Datum: __________ Unterschrift: __________

Nach dem Ausrollen

Richtlinie an alle verteilt und Bestätigung eingeholt.
Liste erlaubter Tools aktuell gehalten.
Bei Gesetzesänderungen (EU-AI-Act/DSGVO) Version hochzählen.
Neue Mitarbeitende bekommen sie im Onboarding.

Passt zusammen mit unserer EU-AI-Act & DSGVO-Checkliste und der KI-Sicherheits-Checkliste für Einsteiger.

Wie handhaben andere Betriebe ihre KI-Regeln? Erfahrungsaustausch in der FlowKI-Community.

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